Möt förändringar med verksamhets­arkitektur

Vi lever i en föränderlig värld, där allt ständigt utvecklas och digitaliseras. Företag ställs inför nya utmaningar som kräver åtgärder. Hur kan vi möta nya behov och krav, önskemål om effektiviseringar och skapa bestående förbättringar?

De flesta företag har processer, informationshantering och IT-system men det är många som inte har en fullständig kontroll över dessa och ett systematiskt sätt att skapa förbättringar.

Genom att förstå och tydliggöra hur verksamhetens alla delar är kopplade med varandra kan vi skapa en nulägesbild och visualisera målbilder med en plan på hur vi ska uppnå önskade effekter.

Vad är verksamhets­arkitektur?

Verksamhets­arkitektur är en metod som effektivt och systematiskt stöder verksamheten i sitt förbättringsarbete. En väl utformad verksamhets­arkitektur skapar överblick över hur verksamheten ser ut och fungerar idag, t.ex. vem som jobbar med vad, vilka system som används och hur samverkan sker mellan olika enheter. Verksamheten beskrivs med hjälp av visuella modeller såsom processmodeller och informationsmodeller, på både övergripande och detaljerade nivåer, vilket resulterar i att förbättringsområden snabbt kan lokaliseras för att därefter hanteras på ett nytt effektivt sätt.

När vi på ett strukturerat sätt visualiserar verksamheten och tydliggör nuläget och eventuella problem vi kan identifiera möjliga förbättringar och hur de ska genomföras samt berätta varför. Att arbeta med helheten och knyta ihop verksamhets­utveckling med IT-investeringar är en förutsättning för att utvecklas på ett effektivt och bestående sätt och det stärker företagets konkurrenskraft.

Vad gör en verksamhetsarkitekt?

Verksamhetsarkitekten har till uppgift att skapa en tydlig bild av verksamheten med all dess innebörd och samband. Denne hjälper företag att kartlägga verksamheten i dialog med olika intressenter i organisationen för att steg för steg skapa en gemensam förståelse av vad som sker genom att visualisera flöden och samband samt identifiera förbättringsområden. Med det som bas tas därefter förslag på förbättringssteg fram med eventuella beroenden och tillhörande business case samt en lanseringsplan.

Verksamhetsarkitekten har som mål att hjälpa företag att möta omvärldens krav och förväntningar likväl som interna verksamhetsförbättringar. Frågor som hur processer fungerar, hur de kan förbättras, kvaliteten på information och om det finns systemstöd som stöttar verksamheten är bland annat uppgifter som en verksamhetsarkitekt hanterar. Det är viktigt att se till att kraven på systemstöd baseras på verksamhetens behov och att potentiella förbättringar av verksamheten genomförs när system uppdateras eller byts ut.

En verksamhetsarkitekt jobbar ofta med olika scenarier ur den dagliga verksamheten för att beskriva flöden, krav och önskat mål samt konsekvenser som grund för olika beslut.

En verksamhetsarkitekt bygger broar och fungerar som länk mellan IT och verksamheten. Med sin analytiska förmåga, verktyg som visualiserar strukturer och flöden skapas en helhetssyn som är värdefullt för ett hållbart förbättringsarbete vilket är huvuduppgiften för en verksamhetsarkitekt.

Vid pennan/ Kerstin Björk Orre, Anneli Gyllstedt, Elin Babakhani och Christian Berling, CAG MER Consulting